Cómo Administrar Cambios En Proyectos

Cómo Administrar Cambios En Proyectos

November 28, 2022, by Arlet Ballesteros, carrera profesional

Los gerentes de proyecto pasan mucho tiempo elaborando planes y estableciendo los objetivos del equipo. Los patrocinadores, las partes interesadas y los equipos dedican mucho tiempo a realizar cambios en el alcance del trabajo y el proceso de implementación. Contar con un proceso de gestión de cambios claro y sencillo y tener un ojo firme en el panorama general, incluso cuando algunos de los detalles cambian, contribuye en gran medida a que el proyecto siga avanzando y le permite mantener la calma.

Aceptar que el cambio sucede

Los cambios ocurren en prácticamente todos los puntos del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Reconocer que los cambios son partes inevitables, de hecho, a menudo beneficiosas, del proceso permite a los mejores gerentes de proyecto adoptar enfoques más ágiles para la planificación y la ejecución. Tener estrategias implementadas para lidiar de manera efectiva con los cambios a medida que ocurren es la forma más rápida de mantener la atención de todos en el premio, incluso frente a lo que a veces puede parecer cambios constantes en la dirección.

Un proceso de gestión de cambios definido y estructurado es su manual de ejecución; tu estrategia 'biblia'. Definirá, para usted, la mejor manera de responder como líder a las sugerencias, incluso a las demandas, de cambio dentro del proceso de desarrollo. Le ayudará a navegar, con gracia y seguridad, por paisajes colaborativos a veces polémicos hacia el logro de los objetivos finales de todas las partes.

El proceso de gestión del cambio

El proceso de gestión de cambios se ve así:

  • Recibir solicitud/demanda de cambio en proceso en proyecto
  • Evaluar la solicitud/demanda de cambio con un enfoque en el presupuesto del proyecto con respecto a:
    • materiales
    • cualquier requisito de permiso relevante
    • horas hombre
    • tiempo perdido/ganado
  • Preparar y presentar a los accionistas/enlaces del proyecto sus recomendaciones sobre cómo proceder en relación con la(s) solicitud(es)
  • Recibir la aprobación de la decisión de los accionistas o la negativa a proceder

Veamos cada uno de esos pasos a su vez:

Recibir solicitud/demanda de cambio en el proceso del proyecto

Recibirá una solicitud para cambiar el proyecto de cientos de maneras diferentes: en una reunión, por correo electrónico, por teléfono, en el pasillo mientras sale corriendo de la oficina por la noche. Idealmente, obtendrá la información en un formulario de solicitud de cambio, pero debe saber que, en la vida real, muchas partes interesadas importantes piensan que completar este tipo de papeleo es el trabajo del gerente del proyecto, y en su empresa, podría serlo.

La plantilla de solicitud de cambio de proyecto (más sobre eso en un minuto) debe capturar de manera precisa y sucinta todos los detalles de la solicitud, sin importar cuán informalmente le lleguen. Una vez que sienta que todos los detalles se registraron con precisión, ejecute el formulario más allá del iniciador para verificar que todos los puntos se hayan abordado por completo.

Recuerde que los cambios también pueden tener que ver con hacer ejercicio. No asuma siempre que los cambios se relacionarán con la puesta en marcha del trabajo. El proceso es el mismo independientemente de si está aumentando o disminuyendo el alcance del proyecto.

Llevar a cabo la evaluación del cambio

Mire la solicitud de cambio en detalle. Evaluará el impacto en:

  • Calendario
  • Documentación
  • Trabajo realizado hasta la fecha y trabajo pendiente
  • Presupuesto
  • Medidas de calidad
  • Alcance
  • Disponibilidad de recursos

Por ejemplo, un cambio de software puede estimarse en cinco días. Esto no solo agregaría cinco días al cronograma porque empujaría otra tarea y la movería en un período de tiempo donde el recurso clave está en un feriado. También sería necesario trasladar esa tarea, por lo que, en general, este cambio agregaría ocho días al cronograma. Costaría $ 5k hacerlo, y los ocho días adicionales nos empujan a otro mes con el contrato del proveedor, por lo que también hay costos que considerar. La calidad permanece igual, pero el alcance cambia para incorporar el nuevo cambio. Sería necesario actualizar toda la documentación pertinente, incluido el plan del proyecto y los manuales de capacitación, que ya se han iniciado.

Entonces, en el panorama general, un simple cambio de cinco días tiene efectos rotundos. Es importante considerar todos los factores relevantes antes de tomar una decisión de implementación, ya que tener la imagen completa puede cambiar el resultado.

Preparar y presentar recomendaciones

Armado con una comprensión del impacto total del cambio o cambios solicitados, presente sus recomendaciones con respecto a la viabilidad del cambio.

En algunos casos, los cambios no se implementarán porque el beneficio percibido será menor que el costo. En otros casos, se puede encontrar un beneficio suficiente para compensar el costo de realizar el trabajo adicional. Otros casos, sin embargo, demostrarán que los cambios son inevitables y están fuera de su control, independientemente del efecto negativo, como resultado de problemas regulatorios o de cumplimiento, o problemas internos como la reestructuración organizacional.

La decisión

Para pequeños cambios que se encuentran dentro de su límite de autorización, la decisión de aceptar o rechazar los cambios recae en usted (con la participación correcta del equipo). Cualquier cosa más grande debe ser aprobada por el patrocinador del proyecto o la junta del proyecto. Los términos de lo que cae bajo qué categoría generalmente se explican claramente al comienzo de cualquier proyecto.

Independientemente del resultado, es importante mantener informados a todos los involucrados en el proceso. Alienar a los miembros del equipo en cualquier punto del desarrollo puede costar la integridad de todo el proyecto y también cualquier colaboración futura.

Herramientas de gestión de cambios

Se han desarrollado una serie de herramientas de gestión de cambios para que este proceso sea más fácil y eficiente. El centro de cada caja de herramientas de gestión del cambio debe ser:

  • Una lista de verificación o un mapa de procesos que guíe a las partes interesadas a través de los pasos adecuados para plantear un cambio en el alcance del proyecto
  • Un formulario de solicitud de cambio de plantilla ( Nota : si sus proyectos funcionan en línea desde un flujo de trabajo automatizado, es una buena idea incluir este formulario en su lista de documentos)

Desarrollo de un formulario de solicitud de cambio de proyecto

El formulario de solicitud de cambio de proyecto debe incluir:

  • El nombre de la persona que solicita el cambio (el 'solicitante').
  • Un identificador único, como un número de cambio (puede agregarlo usted mismo más adelante, ya que es poco probable que cualquiera de las personas que presenten la solicitud y utilicen el formulario sepa qué ingresar aquí).
  • Una descripción del cambio propuesto, con el mayor detalle posible.
  • La categoría del cambio. Idealmente, los solicitantes deberían poder elegir entre una categoría preestablecida para esta sección, de modo que solo tengan que marcar la casilla. Este es un buen lugar para anotar si una solicitud de cambio es relativa a la regulación o al cumplimiento interno; si lo es (genuinamente), puede omitir muchos de los pasos de planificación y evaluación y simplemente continuar.
  • El 'por qué' del cambio. ¿Cuál es la justificación para implementarlo? ¿Por qué lo quiere el solicitante?
  • Impacto potencial del cambio propuesto en diferentes elementos del proyecto, incluidos el tiempo, el costo, la calidad y el alcance. Es posible que el solicitante no tenga todos los detalles, por lo que puede requerir su ayuda para completar estos espacios en blanco a través del paso de evaluación de cambios. Lo mínimo que está buscando en este punto es la aclaración de si puede aumentar, disminuir o cambiar los parámetros del proyecto existente.

Los formularios de solicitud de cambio deben completarse con espacio para que usted complete los detalles a medida que se discute el cambio. Una plantilla también debe incluir espacio para:

  • Cambiar decisión: Aceptar, Rechazar o Aplazar
  • Nombre de la persona que tomó la decisión (o grupo) más la fecha en que se tomó la decisión y cualquier comentario adicional.

Cambios y Gestión del Alcance del Proyecto

La gestión del alcance del proyecto es el proceso que filtra y refina las distinciones entre lo que es necesario para ejecutar un proyecto con éxito y lo que no lo es. Cuando se reciben solicitudes de cambio de proyecto, es necesario considerar cómo esos cambios pueden afectar el proyecto en general. Su proceso de gestión de cambios lo ayuda a refinar y definir dentro del contexto por qué un cambio es o no práctico o necesario.

Vale la pena mencionar una guía para los fundamentos de la gestión de proyectos (Guía del PMBOK): la sexta edición cubre la gestión del cambio de proyectos porque no es tan intuitiva como se podría pensar. La "Guía del PMBOK" incluye excelentes pautas iniciales en forma de un proceso denominado "Control del alcance" en la sección Gestión del alcance del proyecto. Sin embargo, el proceso de gestión del cambio en los proyectos debe manejarse de una manera más integrada, y eso se refleja en el texto. Los usuarios de la "Guía PMBOK" también deben consultar el proceso Realizar control de cambios integrado, ya que establece claramente cómo se vincula todo en el panorama más amplio.

Para convertirse en un PMP, es importante comprender cómo la "Guía PMBOK" cubre la gestión de cambios, ya que será parte de su examen. Pero tenga en cuenta que el proceso de gestión del cambio que utilizará en los proyectos debe ser integrado, fácil de seguir y práctico.

Liderando a su equipo a través del proceso de cambio

El equipo del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, por lo que es útil que participen activamente al administrar los cambios en el proceso.

Aquí hay cinco formas en que puede ayudar a su equipo a aceptar rápidamente el proceso de gestión de cambios del proyecto:

1. Sea abierto a los cambios. Hágale saber a su equipo que se esperan cambios en los proyectos.

2. Sea abierto sobre el proceso. El proceso de gestión del cambio discutido aquí no es algo natural para todos. La mayoría de los miembros del equipo no sabrán qué se espera de ellos hasta que se les haya informado. Organice una sesión informativa para pasar por el proceso con ellos y déjeles saber a cada uno cuál es su papel en su ejecución.

3. Hágalo fácil. El cambio de proyecto es a menudo, en el mejor de los casos, un caos controlado. Los pasos que toma para navegarlo con éxito definen su temple como gerente de proyecto. Su equipo puede encontrar los cambios inquietantes, especialmente los grandes o los que revierten decisiones que durante mucho tiempo se pensó que se habían resuelto y obstáculos que se consideraron superados hace mucho tiempo. El cronograma es incorrecto, el presupuesto puede ser diferente, los requisitos ciertamente son diferentes.

Su equipo busca en usted orientación y estabilización. Haz que el proceso sea lo más fácil posible para ellos.

4. Estar allí para ayudar. Una nueva forma de trabajar lleva tiempo para integrarse con éxito. Si anteriormente ha gestionado el cambio del proyecto de manera informal (o no lo ha hecho en absoluto), entonces el cambio a un proceso formal puede tardar un tiempo en convertirse en "la forma en que hacemos las cosas aquí". Hágale saber al equipo que usted está allí para ayudarlos si necesitan ejecutar algo más allá de usted.

5. No tengas miedo de decir que no. No todos los cambios son propuestas sensatas. Hágale saber a su equipo que si creen firmemente que un cambio no es lo correcto para el proyecto en este momento, los apoyará en esa conversación con el solicitante del cambio.

No gestionar el cambio de manera efectiva es la principal de las formas en que un proyecto puede descarrilarse por completo, así que tenga cuidado. Armado con la información y los procesos correctos, los cambios del proyecto se pueden abordar de forma controlada, inteligente y beneficiosa para todos los involucrados.

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