Obtenga Apoyo De Liderazgo Ejecutivo En La Gestión De Proyectos

Obtenga Apoyo De Liderazgo Ejecutivo En La Gestión De Proyectos

January 29, 2023, by India Alcalde, carrera profesional

Los gerentes de proyecto tienen un trabajo difícil. Por la naturaleza de su función, asumen la responsabilidad de formar un equipo eficaz para perseguir y tener éxito con nuevas iniciativas. Porque los proyectos pueden abarcar todo el trabajo realizado en una empresa, cada proyecto es una nueva aventura.

Uno de los factores más importantes que promueven el éxito del proyecto es la presencia de un patrocinador ejecutivo eficaz y comprometido. Si bien los gerentes de proyecto pueden saber que los patrocinadores ejecutivos hacen mucho para ayudar a que un proyecto tenga éxito, muchos ejecutivos no entienden cómo pueden ayudar o qué hacer.

Responsabilidades del patrocinador ejecutivo

El patrocinador ejecutivo es esencial para el éxito de un proyecto. Hay muchas razones por las que los proyectos fracasan, pero la falta de apoyo en una organización no debería ser una de ellas. Los patrocinadores ejecutivos deben:

  • Asumir la responsabilidad a nivel ejecutivo por el resultado de un proyecto.
  • Autorizar el proyecto y conferir autoridad al director del proyecto y a los miembros del equipo principal
  • Apoye la búsqueda de recursos y visibilidad del equipo del proyecto
  • Asegurar la presencia de valores de equipo efectivos y apoyarlos, incluida la rendición de cuentas y la transparencia.
  • Apoyar al equipo ante dificultades extraordinarias
  • Defiende al equipo del proyecto contra la interferencia organizacional
  • Manténgase involucrado e interesado
  • Ser tan responsable como el director del proyecto y los miembros del equipo si la iniciativa fracasa

Presencia del patrocinador ejecutivo

En ausencia de un patrocinador ejecutivo de apoyo, todas las responsabilidades anteriores recaen en el gerente del proyecto ya sobrecargado, que generalmente carece de influencia con otros gerentes o ejecutivos que pueden resistirse al proyecto.

La falta de un patrocinador eficaz aumenta el riesgo de problemas en el proyecto, incluidos, entre otros, el fracaso, el rendimiento subóptimo, el aumento de los objetivos de costo y calidad, y la posible confusión en el equipo.

En pocas palabras, la presencia de un patrocinador ejecutivo eficaz marca una diferencia positiva para el proyecto que ha patrocinado. Dada la importancia obvia del rol, podría ser razonable suponer que la mayoría de las organizaciones toman en serio su trabajo con patrocinadores ejecutivos.

Tratamiento organizacional del rol

Si bien sería razonable esperar que la mayoría de las empresas muestren prácticas maduras en torno al rol del patrocinador ejecutivo en una era donde las prácticas de gestión de proyectos están bien establecidas, la situación es exactamente la opuesta.

  • Muchas empresas no tienen prácticas formales en torno al patrocinio ejecutivo.
  • Pocas firmas tienen una capacitación formal o una descripción estandarizada para el rol y las responsabilidades del patrocinador.
  • Rara es la firma que brinda capacitación a sus patrocinadores ejecutivos
  • Hay poco acuerdo consistente sobre la responsabilidad del patrocinador por el éxito del proyecto.
  • La mayoría de los gerentes de proyecto expresan su frustración por la falta de apoyo de sus patrocinadores.

Según el Project Management Institute en 2018, el 38% de las organizaciones encuestadas no tenían patrocinadores ejecutivos activos para proyectos.

Si bien el estado actual de la práctica del patrocinio ejecutivo puede dejar margen para la mejora, los gerentes de proyecto no tienen más remedio que seguir adelante con sus iniciativas. Sin embargo, hay algunos pasos que los gerentes de proyectos pueden tomar para contratar el apoyo ejecutivo que tanto se necesita.

Pasos para obtener apoyo ejecutivo

  1. Reclutar un patrocinador. Si su proyecto tiene implicaciones estratégicas para su empresa, ya sea directamente para los clientes o indirectamente al permitir actividades internas más eficientes y efectivas en apoyo de los clientes, debe contratar a un patrocinador. Trabaje directamente con su subordinado al gerente o con el jefe de su Oficina de Gestión de Proyectos para reforzar la importancia del proyecto y pedir ayuda. Enfatice el papel y las responsabilidades del patrocinador y señale la investigación de la industria que correlaciona el éxito del proyecto y el patrocinio efectivo.
  2. Entrena a tu patrocinador. Enfatice el papel del patrocinador como estratégico, no táctico o como figura decorativa. La mayoría de los ejecutivos asumen el rol de patrocinador sin capacitación formal o incluso contexto para sus responsabilidades. Mientras se encuentra en el papel algo incómodo de capacitar a un ejecutivo, la mayoría de estas personas apreciarán su contexto y orientación. Los temas de responsabilidad, refuerzo de valores y protección del equipo deben ser su enfoque principal cuando incorpore a su patrocinador ejecutivo.
  3. Involucre e involucre activamente a su patrocinador. Las mejores relaciones entre gerentes de proyectos y patrocinadores ejecutivos son altamente interactivas. Es importante que las dos partes establezcan un protocolo de comunicación claro para actualizaciones sobre las actividades del proyecto, así como para marcar y responder a emergencias. El director del proyecto debe animar al patrocinador ejecutivo a asistir a las reuniones de estado o de equipo de vez en cuando para mostrar un interés genuino y servir como animador activo de la organización para los éxitos del equipo.
  4. Pida apoyo de entrenamiento a su patrocinador. Siempre es útil tener a alguien con más experiencia que usted observando y ofreciendo retroalimentación constructiva y positiva y asesorando sobre su desempeño.
  5. Aproveche cuidadosamente al patrocinador para los grandes temas . Tenga cuidado de no recurrir demasiado a su patrocinador por cuestiones tácticas. El mejor uso de su patrocinador es ayudar a asegurar los recursos, sirviendo como portavoz del equipo del proyecto ante el grupo de gestión más amplio y ayudándolo a reforzar los valores esenciales del equipo.

El lanzamiento final

El papel del patrocinador ejecutivo es una de las piezas importantes del rompecabezas para el éxito de las iniciativas de proyectos. Los gerentes de proyecto exitosos entienden cuán importante es este rol y trabajan para obtener el apoyo ejecutivo en el nivel y la intensidad adecuados.

Si el patrocinador está ausente o es vago, encárguese de reclutar y/o capacitar a sus patrocinadores ejecutivos para que lo apoyen a usted, a su equipo y a su empresa para el éxito. 

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