Habilidades Laborales Importantes Para Los Gerentes De Oficina

Habilidades Laborales Importantes Para Los Gerentes De Oficina

November 28, 2022, by Teo Bermúdez, trabajo

A menudo confundidos con una secretaria o un asistente administrativo, los gerentes de oficina en muchas empresas operan a un alto nivel con uno de los trabajos más desafiantes de la empresa. Los gerentes de oficina suelen liderar y trabajar en estrecha colaboración con otros jefes de departamento para crear un ambiente de trabajo saludable.

Aquellos que buscan contratar a un gerente de oficina van a ser selectivos. Si desea este tipo de trabajo, puede mejorar sus posibilidades de ser contratado si sabe cuáles de sus habilidades y experiencias debe resaltar durante el proceso de solicitud y entrevista.

¿Qué habilidades necesitas para ser un gerente de oficina?

Los gerentes de oficina asumen la responsabilidad de asegurarse de que toda la oficina o el complejo de oficinas funcione sin problemas. Esto podría incluir funciones como la gestión y supervisión de uno o varios asistentes administrativos. 

Los gerentes de oficina generalmente no necesitan educación especializada, pero sí necesitan mucha experiencia relevante y conjuntos de habilidades bien desarrollados en roles administrativos y de gestión.

No todos los puestos de gerente de oficina requieren exactamente el mismo conjunto de habilidades. Mucho depende de cuántos asistentes de oficina debe supervisar, cuántas personas usan la oficina que administrará y qué tipo de software y otros sistemas usa su empleador.

Tipos de habilidades del administrador de oficina

Administrativo

Como gerente de oficina, será responsable de completar varias tareas administrativas. Estos incluyen contratar y despedir empleados, realizar evaluaciones de desempeño, capacitar a nuevos empleados y supervisar a otros. 

La aprobación de solicitudes formales, la realización de operaciones comerciales generales y el mantenimiento de documentos y registros de personal también pueden ser competencia de su jurisdicción.

  • multitarea
  • Gestión de la información
  • Procesamiento de correo
  • Planificación
  • La resolución de conflictos
  • Delegación
  • Toma de decisiones

Analítico

Parte de su función será encontrar maneras de hacer mejor su trabajo. Si puede identificar las ineficiencias en el funcionamiento de su oficina y brindar soluciones, es posible que pueda ahorrarle mucho dinero a su empleador y a sus colegas muchas molestias.

Un gran gerente de oficina se preguntará continuamente, con respecto a todos los procesos, prácticas y procedimientos, “¿Tiene esto sentido? ¿Es esto lo mejor que podemos hacer?" Se recomienda incluir una lista de habilidades analíticas en su currículum.

  • Creatividad
  • Mejoramiento
  • resolución de problemas
  • Pensamiento crítico
  • Gestión de proceso
  • Razonamiento deductivo
  • Razonamiento inductivo

Atención a los detalles 

Como gerente de la oficina, la responsabilidad es suya. Será responsable de solicitar los suministros de oficina correctos de manera oportuna, de mantener registros precisos y organizados, y de realizar un seguimiento de las necesidades y problemas de todos los demás en la oficina.

Si haces bien tu trabajo, la oficina parecerá funcionar sola. Si te equivocas en algunos detalles, es posible que otras personas no puedan hacer su trabajo por completo.

  • Mantenimiento de registros
  • Orientado al detalle
  • Intuición
  • Proactividad
  • Exactitud
  • Identificación de problemas sistémicos

Comunicación

Al igual que los asistentes de oficina, a menudo será una de las primeras personas que vean los visitantes y, en ocasiones, puede ser el único que vean si uno de los profesionales que trabajan en su oficina está fuera. Debe actuar como un recepcionista efectivo mientras realiza simultáneamente sus otras funciones.

También puede ser el principal punto de contacto entre varias personas que usan la oficina y posiblemente entre su oficina y otras dentro de la misma organización.

Puede que tenga que practicar la resolución de conflictos y delegar el trabajo. Todo eso se suma a una gran cantidad de comunicación, tanto escrita como verbal, la cual debe ser precisa, eficiente, amigable y profesional en todo momento.

  • Comunicación escrita
  • Comunicación oral
  • Recepción
  • Etiqueta telefónica
  • Accesible
  • Escucha activa

Computadora

Es importante que los gerentes de oficina tengan una amplia gama de habilidades informáticas. Los detalles dependerán de su empleador, pero generalmente implican la entrada de datos, hojas de cálculo y tareas generales de TI.

Administrar oficinas puede implicar una enorme cantidad de responsabilidad. Los gerentes de oficina generalmente trabajan en la cúspide de una organización, con sus manos en todos los aspectos de la empresa. Si este rol central le atrae, continúe revisando la lista de habilidades para ver si esta podría ser una carrera para usted.

  • Paquete de Microsoft Office
  • Sistemas operativos
  • Entrada de datos
  • Calendarios digitales
  • Gestión de correo electrónico
  • Software KPI
  • Solución de problemas de software
  • Compartición de archivos

Finanzas

Sus responsabilidades pueden incluir contabilidad, facturación, elaboración de presupuestos y contabilidad. También es posible que deba manejar la nómina, la caja chica y las entradas de QuickBooks. Los informes trimestrales y semestrales también pueden estar dentro de su rango de funciones. Como mínimo, si su oficina maneja dinero, usted será el responsable final de asegurarse de que se maneje bien.

  • Teneduría de libros
  • presupuesto
  • Programa de contabilidad
  • Estados financieros
  • Facturas
  • Cumplimiento
  • Integridad

Liderazgo

Como supervisor de lo que puede ser un gran grupo de asistentes de oficina, deberá mantener a todos motivados y coordinados. Tendrás que hacer que el trabajo en equipo suceda.

Su trabajo incluirá establecer un estándar para el trabajo de todos los demás y asegurarse de que se cumplan esos estándares.

Liderar a menudo significa ayudar a otras personas a crecer en sus carreras y ayudar a las personas a emprender y comunicarse bien entre sí.

  • Coordinación
  • Establecer y gestionar las expectativas
  • Trabajo en equipo
  • Colaboración
  • Motivación
  • Guia
  • Gestión
  • Habilidades interpersonales

Más habilidades de administrador de oficina

  • Revisión de cuentas
  • evaluación comparativa
  • Integración
  • Facturación
  • Autoedición
  • Transcripción
  • Formalidad
  • Llevando
  • Proceso de Empaquetado y Envío de Documentos Legales
  • Tomar nota
  • Memoria
  • Sensibilidad al problema
  • Gestión del tiempo
  • Priorización
  • Tolerancia al estrés
  • Solución de problemas
  • Gestión de redes sociales
  • Corrección de pruebas
  • revisando
  • Redacción
  • Uso adecuado de los motores de búsqueda
  • Reporte escrito
  • Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (SOP)
  • plazos
  • Plurilingüe
  • Profesionalismo
  • Servicio al Cliente
  • Resiliencia

Cómo hacer que tus habilidades se destaquen

Agregue habilidades relevantes a su currículum: use los nombres de sus habilidades relevantes como palabras clave en su currículum, para que el supervisor de contratación pueda ver claramente que tiene lo que está buscando.

Resalte las habilidades en su carta de presentación: asegúrese de que su carta identifique sus competencias básicas utilizando algunas de las habilidades enumeradas anteriormente.

Use palabras de habilidades en su entrevista de trabajo: cuando se prepare para su entrevista, presente al menos un ejemplo específico de un momento en que use sus habilidades más relevantes.

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